U aplikaciji Ugovori prodaje, pritiskom na gumb "Izradi" ili tipkom F8 otvara se forma za unos novog ugovora
Forma glave ugovora sadrži sljedeća polja:
Skladište - Ukoliko poduzeće ima više različitih organizacijskih jedinica (skladišta), moguće je odabrati za koju se veže određeni ugovor. Nakon izrade ugovora nije moguće izmijeniti skladište.
Polja podataka o kupcu - Putem polja kupac pretražuju se partneri prema nazivu ili OIB-u, te se isti odabire sa popisa ukoliko se nalazi u bazi. Odabirom iz baze se popunjavaju polja ostalih osnovnih podataka. Nakon odabira partnera iz kataloga moguće je izmijeniti podatke o partneru. Izmjena će vrijediti samo za dokument na kojem je napravljena. Ukoliko želite izdati ugovor nepoznatom kupcu u tom slučaju možete odabrati partnera Kupac građanin.
Kategorija - Polje kategorija omogućuje odabir vrste računa kojeg želite izdati:
Ugovor
Izvoz
EU (za partnera sa registiriranim VIES brojem)
Naplata - Omogućuje odabir dokumenta kojeg želimo automatikom kreirati iz ugovora
Ciklus naplate - koliko često želimo generirati naplatu
Vrijedi od i Do - Period valjanosti ugovora. Ukoliko je riječ o otvorenom ugovoru do se ostavlja prazno
Prvo plaćanje - S kojim datumom želimo da počne automatsko izdavanje. Ukoliko retroaktivno unosimo ugovore, datum prvog plaćanja postavljamo na datum kada je ono stvarno bilo
Platitelj - Partner na kojega će glasiti račun za naplatu
Datumi dokumenta, potpisa i obveze - Omogućuje odabir datuma ugovora
Valuta - Moguće je izdavati račune u različitim valutama, te se cijena automatski ažurira prema srednjem tečaju HNB-a na datum računa. Na računu se ispisuju iznosi i u valuti i u EUR. Nakon zaključivanja fiskalnog računa nije moguće izmijeniti valutu.
Izdavatelj - Omogućuje odabir izdavatelja dokumenta.
Način plaćanja - Omogućuje odabir načina plaćanja računa. Za odabir fiskalnog načina plaćanja potrebno je ručno otključati izlazni dokument te ga izmjeniti
Kamata - Omogućuje evidentiranje zatezne kamate. Navedena se ne obračunava automatikom
Vanjski broj dokumenta - Broj vanjskog dokumenta
Opis - Omogućuje unos dodatnog opisa
Projekt - Omogućuje povezivanje dokumenta s projektom
Napomena - Ukoliko želimo upisati napomenu koja će se prepisati u izlazni dokument
Nakon popunjavanja svih polja potrebno prelazimo na formu za uređivanje stavki ugovora.
Uz osnovna polja koja se popunjavaju prilikom izrade novog dokumenta pojavljuju se dvije tablice sa pripadajućim stupcima:
Stavke - Sadrži stupce:
Šifra (SKU) - šifra iz aplikacije Proizvodi
Naziv (naziv stavke) - Za dodavanje stavke pretražite po nazivu ili SKU. Za bržu je pretragu moguće koristiti i barcode čitač.
Jedinica (jedinična mjera)
Količina
Cijena - Ukoliko postoji u cjeniku biti će automatski popunjena ali ju možete mijenjati, u suprotnom možete ručno ovdje upisati.
Popust - moguće je unijeti do tri popusta i drugačiji popust za svaku stavku
PDV (PDV je definiran u kategoriji stavke, a moguće je odabrati oslobođenje za svaku stavku). Ukoliko koristimo izvoznu kategoriju ugovora, automatski će biti korišteno oslobođenje od poreza.
Vrijednost - računa se automatski na temelju količine i jedinične cijene
Ukupni iznosi
Putem polja za unos stavki na račun moguće je pretraživati stavke. Ukoliko želite pretragu možete raditi i barcode čitačem. Za svaku ponuđenu stavku prikazuju se:
Naziv
SKU
Pritiskom na "+ STAVKA" dodaje se novi red na dokument. Stavke je moguće ukloniti sa dokumenta pritiskom na ikonu za brisanje. Izmjene je potrebno spremiti pritiskom na gumb Spremi (F9).
3. Prijedlog rasporeda plaćanja
Sukladno unesenim datumima i ciklusima naplate prikazuju se datumi u kojima bi se trebali automatski generirati dokumenti. Ukoliko imamo zatvoren ugovor tada je moguće brisati buduća plaćanja.
Izrađeni ugovor potrebno je zaključiti odabirom opcije Zaključi(F2) kako bi dobio svoj broj. Zaključene ugovore koji imaju realizirana plaćanja nije moguće otključati.
Ukoliko radimo ugovor za kupca iz EU koji nije registriran u VIES bazi tada za vrstu računa biramo izvozni ugovor.
