Kako poslati/preuzeti e-Račun?

Backstore nije servis za elektroničku razmjenu računa, usluga je dostupna isključivo korisnicima CPP-a.
Elektronička razmjena računa ne podržava maloprodajne račune tako da je za potrebe slanja elektroničkog računa prilikom njegove izrade važno označiti kako PDV nije uključen u cijenu.

Backstore je predvidio dvije moguće opcije korištenja e-računa.

1. Direktno slanje računa iz CPP-a putem Super servisa
2. Izrada računa i preuzimanje XML datoteke u UBL 2.1 formatu za slanje putem ostalih servisa za elektroničku razmjenu računa.

1. Direktno slanje iz Backstore-a putem SUPER servisa

Za slanje e-računa putem Super servisa potrebno je izvršiti registraciju te Backstore-u poslati korisničko ime, lozinku i Super oznaku sa punim nazivom poduzeća. Ukoliko su Backstore-u dostavljeni podaci za slanje e-računa u SUPER-u, unutar pregleda ili detalja izlaznog računa otvorite opcijski izbornik i odaberite opciju Pošalji e-račun nakon čega će račun biti automatski poslan.



Otvara se prozor za unos dodatnih informacija o kupcu. U slučaju da kupac ima posebnu šifru pretinca ovdje ju unosimo. Polje E-mail adrese je obvezan podatak. U slučaju da ne postoji zasebna šifra pretinca primatelja ostavite prazno polje i odaberite Pošalji.



Super oznaka se pronalazi unutar SUPER sučelja unutar kartice Poslovni subjekti, Uređivanje.

Slanje e-računa i predlošci računa

XML datoteka u UBL 2.1 formatu je poseban format za elektroničku razmjenu računa te predložak izlaznog računa prilagođen za PDF format neće biti vidljiv u istom obliku. Prije slanja e-računa molimo Vas da detaljno proučite upute i provjerite kako su na računu navedeni Vaši podaci.


Slikovni podaci koji su dio predloška nisu vidljivi unutar datoteke e-računa (kao npr. logotip).


Upute za plaćanje (IBAN i poziv na broj) automatski se šalju elektroničkom razmjenom računa ukoliko je način plaćanja računa "transakcijski" te ukoliko ste u postavkama CPP-a upisali IBAN. U napomeni računa tada nije potrebno navoditi navedene podatke.


Ukoliko u napomeni računa koje šaljete putem elektroničke razmjene koristite varijable potrebno ih je obrisati te ručno upisati vrijednosti varijabli (npr. IBAN, naziv banke, poziv na broj). Podaci upisani u napomeni u cijelosti se šalju putem elektroničke razmjene računa u tekstualnom obliku.

Vrijeme izdavanja (datum, sat i minute) i operater sustav će automatski poslati putem elektroničke razmjene računa.

Klikom na Pošalji e-račun šalje se XML datoteka, bez priloga. Dodatna je preporuka da primatelju kao i do sada pošaljete PDF račun e-mailom (iz Backstore-a), naravno uz napomenu kako je isti dokument poslan i elektroničkom razmjenom računa u propisanom formatu.

Kako znati da je e-račun uspješno poslan?

Slanje se vrši na temelju OIB podatka. Ukoliko partner nije u bazi servisa javlja se povratna obavijest. Molimo provjerite kod dobavljača jesu li upisanu u bazu.

Datoteka poslana ovim putem je digitalno potpisana.

Nakon što ste poslali račun elektroničkom razmjenom, u izborniku (Detalji) se javlja opcija za odabir prikaza Status e-računa koji u tom trenutku šalje sustav za razmjenu. Ovdje možete provjeriti u kojem je statusu Vaš e-račun.

Prilikom slanja računa elektroničkom razmjenom, Backstore šalje račun prema servisu koji provjerava formalnu ispravnost podataka. Ukoliko neki podatak nije ispravan ili nedostaje obavezan podatak prema UBL 2.1 specifikaciji, servis neće zaprimiti račun te se u Backstore-u on neće evidentirati kao poslan.


Neke od povratnih poruka o neuspjelom slanju e-računa su:

• 998: Svojstvo pretinca primatelja nije ispravno
  - neispravan OIB primatelja e-Računa ili primatelj nije registriran za primanje e-Računa
  
  Javni registar servisa e-računa putem kojeg možete izvršiti provjeru registriranosti poslovnih subjekata ili obveznika javne nabave možete pronaći ovdje.

• 908: ID pretinca nije zapisan u ispravnom formatu
  - neispravan OIB primatelja e-Računa
• 951: Ne postoji pretinac za naručitelja
  - primatelj e-Računa nije upisan u bazu servisa javlja se u slučaju kada raskinete komercijalni ugovor s njima. Tada se takvim poslovnim subjektima zabranjuje slanje prema korisnicima javne nabave no postupak za reaktivaciju je slijedeći:

1. Preuzmite, popunite i ovjerite obrazac:https://www.fina.hr/documents/52450/242932/ZahtjevZaRegistracijuIzmjenuPodatakaNaServiseRacunZaDrzavuKorisnikaInformacijskogPosrednika.pdf/d84ced6a-731e-5154-ee74-f5540828aeaa?t=1598968786511
2. Točku 2 popunite kao na sljedećoj slici.

1. Kako bi se ubrzao postupak registracije, možete potpisanu dokumentaciju za registraciju na servis e-Račun za državu, kao i presliku osobne iskaznice osobe ovlaštene za zastupanje, dostaviti skeniranu na ovu adresu e-pošte:eracun.itpodrska@fina.hr(napomenite da Vas obavijeste kada izvrše registraciju) te originalnu naknadno dostavite u poslovnice Fine u roku od 14 dana.
2. Po primitku maila od FINA podrške o uspješnoj registraciji vratite sporne račune u stanje nacrta i ponovo pošaljite (U SUPER-u: Klik na "Pregled" pored spornog računa u listi poslanih računa, zatim na dnu ekrana klik na tipku "Vraćanje u stanje nacrta" i zatim na tipku "Slanje" ).

Tada bi takvi računi trebali biti isporučeni primatelju.

• 967: Ne postoji pretinac za pošiljatelja
  - račun korisnika nije aktivan od strane servisa
• 970: Korisnik nema prava
  - punomoć korisnika nije aktivna od strane servisa
• BR-S-05: Na stavci računa (BG-25), gdje je šifra kategorije PDV-a obračunate stavke (BT-151) "Standard rated", stopa PDV-a obračunate stavke (BT-152) mora biti veća od nule
  - nije korišteno izuzeće od oporezivanja, a iznos PDV-a je 0
• Message":"1003: BuyerID element SOAP poruke ima tip 9934 a vrijednost nije ispravni OIB
  - nije unešen ispravan OIB
• BR-27; BR-27: Neto (jedinična) cijena artikla (BT-146) neće biti negativna.; Neto (jedinična) cijena artikla (BT-146) neće biti negativna. - Ova poruka se javlja ukoliko je cijena izražena u negativnom iznosu. Ukoliko je riječ o storno računu tada je potrebno da količina bude negativna.

Na slijedećoj stranici se može pronaći provjera XML datoteka koja može biti od pomoći prilikom provjere poruka o pogreškama e-računa.
https://www.itb.ec.europa.eu/invoice/upload

2. Izrada datoteke za slanje putem drugih servisa za razmjenu

Ukoliko koristite neki od servisa za razmjenu e-računa kao što je servis e-račun Hrvatske pošte i slično, unutar pregleda ili detalja računa u opcijskom izborniku odaberite opciju Preuzmi e-račun (XML) nakon čega će preglednik preuzeti standardiziranu datoteku na vaše računalo.
Preuzeta datoteka nije digitalno potpisana čime vam se daje slobodan izbor korištenja bilo kojeg servisa za elektroničku razmjenu računa.